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Cómo Formar Equipos de Alto Desempeño

Lic. Marco Tulio Bustamante Contreras
Reconocido especialista en Recursos Humanos.
cursos@acape.com.mx
  • Equipos de Trabajo De Alto Desempeño

  • Principales responsabilidades de un Equipo de Trabajo de Alto Desempeño

  • Supervisión directa

  • Conformar un Equipo de Trabajo de Alto Desempeño

INTRODUCCIóN

¿Está buscando formas innovadoras para mejorar su productividad?
¿Desea reducir costos?
¿Está preparada su organización para introducir “cambios” que les permita competir en un mercado cada vez más complejo?
¿Escucha a sus trabajadores expresar:  
  • Deseo que me dejen en libertad para poder actuar y obtener mayores recompensas por lo que logro.
  • Quisiera aprender nuevas habilidades.
  • Quiero que me escuchen y que el supervisor que tengo no me presione innecesariamente.
  • Deseo superarme, mejorar la calidad de mi labor y aceptar nuevas responsabilidades.
  • Deseo compartir logros con los demás.
Los elementos que destacan son:  
  • Un objetivo común.
  • Tareas aceptadas y comprometidas.
  • Organización/comunicación abierta.
  • Número reducido de participantes.
  • Unidad y totalidad.
  • Disciplina.
  • Vínculo interpersonal.
  • Convergencia de esfuerzos.
  • Aprovechamiento del conflicto.
En un Equipo de Alto Desempeño destacaría un décimo elemento: La autonomía de su dirección

¿CUáLES SON LAS PRINCIPALES RESPONSABILIDADES DE UN GADS?

 

Planeación:

Fijan conjuntamente con la alta gerencia los objetivos a lograr en una fecha determinada a un cierto costo. También definen los procedimientos de trabajo a emplear, y solicitan con base en sus necesidades, los recursos indispensables para poder realizar su operación.

Organización:

El equipo determina con autonomía la estructura organizacional necesaria para el logro de objetivos. Predomina el proceso dinámico de los miembros, intercambiando experiencias y responsabilidades, de tal manera que se propicia la labor interdisciplinaria.
Si es así, una alternativa de solución, quizá sea incorporar en su organización el concepto:

Equipos de Trabajo de Trabajo de Alto Desempeño

Que les permitirá, como ha sucedido en organizaciones de vanguardia, ofrecer con mayor precisión la calidad que el cliente espera y aumentar en productividad hasta en un 20, 30 ó 40 % inclusive.
Los Equipos de Trabajo de Alto Desempeño o Autodirigidos nacen a partir del concepto de círculos de calidad, con la diferencia de que en los círculos de calidad se reúnen de periódicamente para analizar y proponer soluciones a los problemas. éstos equipos tienen, además de lo anterior, poder de auto administración permanente. Es decir, los GAD´S van mucho más allá que los círculos de calidad y conviene que no rebasen de 15 miembros para facilitar su comunicación.

Beneficios:

Podrá responder con mayor efectividad a las expectativas financieras de sus inversionistas.
Se asignan responsabilidades a cada uno de ellos, que en suma le dan representatividad al equipo, se distribuyen las cargas de trabajo equitativamente y comparten el liderazgo en actividades tales como:
  • Información de avance y logros.
  • Abastecimiento de recursos.
  • Propuesta y mejoramiento en los métodos de trabajo.
  • Coordinación de la capacitación y el adiestramiento.

Dirección y Control:

  1. Seleccionan por convenio a los nuevos integrantes del equipo.
  2. Además de hacer su propio trabajo cada miembro del equipo también ayuda a adiestrar a otros en la labor directa. El gerente “ausente” asume el papel de facilitador del aprendizaje.
  3. No se cuenta con un “solo jefe” que motive, todos se ocupan de estimular y alentar a los demás.
  4. La inspección del trabajo se basa en el autocontrol de cada miembro.
  5. La evaluación de resultados y el desempeño son revisados con la participación de un gerente responsable del área.
  6. El control viene desde adentro del equipo más que de afuera.
Podrá contar con personal altamente comprometido en el negocio.
Estará contribuyendo a la rentabilidad de su empresa y al progreso económico del país.
Como profesional de la dirección estará cumpliendo con la misión trascendental de desarrollar a sus colaboradores.

¿Qué son?:

Son equipos de trabajo autónomos que se involucran y se comprometen totalmente con la alta gerencia a lograr un producto, proyecto o brindar un servicio.

Por definición, un Equipo de Trabajo es:

Una entidad social altamente organizada y orientada hacia la consecución de un objetivo común.
Lo compone un número reducido de personas que adoptan e intercambian roles y funciones con flexibilidad, de acuerdo con un procedimiento, y que disponen de habilidades para manejar su proceso socio-afectivo en un clima de respeto, lealtad y confianza.
Por lo anterior se deduce que la intervención de la alta gerencia se basa preponderantemente en la planeación y el control.

Y ¿qué pasa con la supervisión directa?

Aunque el equipo se autodirige, a “alguien” habrá que informar o rendir cuentas:  
  1. Se puede informar a uno o varios gerentes de nivel superior, dependiendo de la naturaleza del trabajo. Aquí la autoridad funcional parte de los demás gerentes, se fortalece más y la autoridad de línea se debilita.
  2. Existe un gerente responsable de los resultados del equipo, pero su función se limita a la planeación y al control eliminando la dirección y acrecentando su labor de facilitador e integrador.
  3. El estilo de liderazgo que ejerce el gerente responsable del equipo es preponderantemente delegador partiendo del supuesto que la madurez del mismo se encuentra en el M-4 (esquema de Blanchard), o sea, que el grupo está altamente capacitado y motivado.
  4. El equipo informa a un gerente ausente trabajando en una organización especial lejos del grupo mientras que los miembros trabajan independientemente en ausencia del gerente.

¿CóMO MEDIR SI UN GRUPO DE TRABAJO ESTá LISTO PARA CONVERTIRSE EN UN GAD´S?

Responda a estas preguntas, y si las afirmaciones que seale son la mayoría, mejor será la posibilidad de que un grupo se convierta en GAD´S con éxito.
  • Nuestro gerente quiere que asumamos más responsabilidades.
  • Compartimos metas comunes.
  • Estamos listos para aprender nuevas habilidades.
  • Trabajamos bien como grupo.
  • Nos caemos bien entre nosotros.
  • Nos comunicamos efectivamente en nuestro grupo.
  • Nos comunicamos efectivamente con personas fuera de nuestro grupo.
  • Expresamos bien nuestras expectativas.
  • Nuestra organización es creativa y da la bienvenida a nuevas ideas.
  • No tememos trabajar duro.
  • Creemos que es importante fijar metas.
  • No nos preocupa lo que los demás piensen (los GAD´S no son populares con todo el mundo).
  • Tenemos determinación.
  • Estamos dispuestos a negociar las soluciones de los problemas.
  • Nos sentimos bien compartiendo las recompensas y que se nos reconozca como grupo.
  • Nos damos las gracias entre nosotros al ayudarnos.
  • Podemos identificar una conducta desorganizada y aceptar la disciplina.
  • Estamos dispuestos a hacer más de lo que nos corresponde cuando es necesario.
  • Tenemos un gerente de nivel superior que nos patrocina.
Mientras más afirmaciones haya marcado, mejor será la posibilidad de que su grupo se convierta en un GAD´S con éxito.

PASOS NECESARIOS PARA CONFORMAR UN GAD´S

  1. Evaluar la situación:
    • ¿Está el grupo lo suficientemente maduro para un cambio?
    • ¿Está el grupo dispuesto a experimentar con la salvedad de que al principio se deberá hacer ajustes?
    • ¿Están dispuestos los miembros del grupo a recibir presiones de parte de sus compaeros?
    • ¿Existe un ambiente de confianza?
    • ¿Se definirán las expectativas con claridad, son realistas?
    • ¿Será necesario establecer las ventajas de este cambio?
    • ¿Están dispuestos a formarse como líderes y como instructores?
    • ¿Están dispuestos a tener un patrocinador?
    • ¿Se recibirá apoyo de la alta gerencia?
  2. Elaborar un plan que incluye:
    Propuesta escrita: Qué y por qué de los GAD´S
    • ¿A qué necesidad responde?
    • ¿Qué resultados se espera obtener?
    • ¿De qué manera (procedimiento) se obtendrán los resultados?
    • ¿Qué se necesitará de la gerencia (soporte, costos, materiales, etc..)?
    • ¿Quién será el patrocinador del equipo? (facilitador)
    • ¿Qué beneficios obtendrá la empresa?
  3. Elaborar un convenio:
    Reglas sobre las cuales se basará el funcionamiento de los GAD´S:
    • Flexible. Debe adaptarse a los cambios que se puedan dar.
    • Definir misión, objetivos, metas y reuniones periódicas, tanto independientes como con el patrocinador.
    • Definición de los roles de cada miembro del equipo hacia las gerencias de apoyo, la información del propio GAD´S y respaldos necesarios.
    • Definir los puntos de control y prevención de obstáculos en su desarrollo.
    Ejemplo:
    De iniciación del convenio.
    Nosotros, los que afirmamos, acordamos según las reglas para administrar por nosotros mismos el grupo de ______en el día de ___de__20__, etc.…
  4. Puesta en práctica:
    • Convenir con los integrantes.
    • Aclarar el papel del facilitador.
  5. Inspección periódica del funcionamiento y ajustes al convenio con el facilitador; disposición al cambio.
  6. Programas permanentes de capacitación y adiestramiento.
  7. Establecer las recompensas a los logros.

EN RESUMEN

La gerencia debe apoyar a los GAD´S o Equipos de Trabajo de Alto Desempeño estableciendo por escrito los objetivos a lograr por el equipo: acuerdos; procedimientos; normas de conducta; operaciones; etcétera y definir un convenio que contenga las áreas clave de resultados, así como también el patrocinador/facilitador. GAD´S es de los cursos con mayor demanda y personalmente he contribuido en la conformación de GADS en SANDVIK de México, bajo el concepto de FlowGroups, con resultados altamente satisfactorios. Si usted logra convertir a sus grupos en GAD´S será un camino hacia el futuro, y el principio de un cambio organizacional, que le brindará grandes satisfacciones.
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